Lei nº 1.913, de 04 de setembro de 2013
Art. 1º.
Fica criado, com nível de Departamento e subordinado à Secretaria de Administração e Gestão, o Arquivo Público Municipal de Agudo, ao qual se subordinam tecnicamente, na condição de unidades setoriais, os arquivos das secretarias.
Art. 2º.
O Arquivo Público Municipal de Agudo tem como finalidades precípuas:
I –
garantir acesso às informações contidas nos documentos sob sua guarda, observadas as restrições regimentais, na fase intermediária e, de forma ampla, na fase permanente;
II –
custodiar os documentos de valor temporário e permanente acumulados pelos órgãos da Prefeitura no exercício de suas funções, dando-lhes tratamento técnico;
III –
guardar e preservar os documentos de origem privada, declarados de interesse público e social, na forma da legislação em vigor, sempre que houver conveniência e oportunidade;
IV –
guardar e preservar os documentos de valor permanente produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos do Poder Executivo no exercício de suas funções;
V –
estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no âmbito do Poder Executivo.
§ 1º
Considera-se protocolo a unidade encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de documentos.
§ 2º
À unidade de arquivo corrente incumbe a guarda inicial de documentos cujos assuntos, embora solucionados, ainda recebem consulta frequente.
Art. 3º.
Ao Arquivo Público Municipal de Agudo, em suas competências gerais, incumbe:
I –
garantir acesso às informações contidas na documentação sob sua custódia, ressalvados os casos de sigilo protegidos por lei;
II –
receber, por transferência ou recolhimento, os documentos produzidos e acumulados pelo poder público municipal;
III –
receber, por doação ou compra, documentos de origem privada de interesse do município;
IV –
conceder habeas data, observados os termos do art. 5º da Constituição Federal;
V –
produzir, a partir de fontes não convencionais, documentos que registrem expressões culturais de interesse para o município;
VI –
promover interação sistêmica com os arquivos correntes e protocolos das repartições municipais;
VII –
manter intercâmbio com instituições afins, nacionais e internacionais;
VIII –
custodiar, por intermédio de acordos previamente firmados e se houver conveniência e oportunidade, documentos de outras esferas e poderes governamentais.
Art. 4º.
Os documentos de caráter permanente serão constituídos de conjuntos documentais definidos como de terceira idade, de valor permanente, histórico, probatório ou informativo, que devam ser definitivamente preservados.
Art. 5º.
Consideram-se de valor e guarda permanente os documentos consubstanciados em todo procedimento do qual resultem:
I –
atos de criação, constituição ou extinção, atribuições e competências, tais como leis, decretos, estatutos, portarias e resoluções;
II –
atos relativos ao patrimônio imobiliário;
III –
atos que reflitam a organização da administração, como organogramas, fluxogramas, regimentos e regulamentos;
IV –
atos que reflitam o desenvolvimento da atividade-fim como:
a)
planos, projetos, estudos e programas;
b)
convênios, ajustes e acordos;
c)
atas e relatórios de departamentos ou unidade equivalente e de nível superior;
d)
séries documentais completas produzidas no exercício da atividade-fim de cada Secretaria ou órgão da administração pública;
e)
correspondência relativa à atividade-fim das unidades da administração pública.
Parágrafo único.
São também de valor e guarda permanente os documentos:
I –
legislativos e regulamentares, inclusive os que fixem jurisprudência administrativa, como orientações, instruções, despachos normativos e pareceres jurídicos;
II –
de divulgação, como cartazes, folhetos, boletins, cadernos, revistas, convites e postais, dos quais deverá ser guardado um exemplar e garantida sua transferência para o Arquivo Público Municipal de Agudo;
III –
que contenham valor artístico e cultural, com vinhetas, selos e iluminuras, caligrafias especiais e ortografias antigas;
IV –
de registro da memória do Município e testemunho do seu cotidiano, sejam visuais ou sonoros, independente da natureza de seu suporte, como fotografias, filmes, fitas, vídeos, relativos à obras, eventos, atividades, manifestações culturais e populares.
Art. 6º.
Dos documentos de guarda temporária, que contém informações repetitivas e refletem apenas o cotidiano da administração, serão conservadas em acervo amostragens.
Parágrafo único.
As amostragens deverão, necessariamente, registrar alterações de rotinas administrativas ou atividades técnicas da unidade ou órgão a que se referem.
Art. 7º.
É proibida a eliminação de documento produzido, recebido ou acumulado pela administração pública municipal no exercício de suas funções e atividades, sem a autorização da COPAD.
Art. 8º.
Ficam constituídas a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – COPAD, e as Comissões Setoriais de Avaliação – CSA.
§ 1º
A COPAD será permanente, vinculada à Secretaria de Administração e Gestão, e assim constituída:
I –
o servidor investido do cargo de Arquivista do Município, como membro nato;
II –
um representante da Secretaria da Administração e Gestão;
III –
um representante da Secretaria da Fazenda;
IV –
um representante da Procuradoria Jurídica do Município; e
V –
um servidor com notório conhecimento histórico do Município.
§ 2º
As CSA’s serão constituídas por Portaria em cada secretaria e integradas por, no mínimo, 2 (dois) servidores com conhecimentos da estrutura organizacional, o trâmite e a produção dos documentos referentes a atividade fim da pasta, nomeados no documento de constituição.
Art. 9º.
Caberá à Secretaria de Administração e Gestão definir a estrutura e o quadro funcional, bem como elaborar o Regimento Interno que regulará a forma de operação do do Arquivo Público Municipal de Agudo, que será instituído por Decreto.
Art. 10.
O Arquivo Público Municipal de Agudo poderá, mediante convênio com o Poder Legislativo, manter a custódia de seus documentos de valor permanente.
Art. 11.
O Poder Executivo regulamentará a presente Lei por Decreto.
Art. 12.
Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.